Ako AI šetrí čas administratívnym pracovníkom vo výrobných firmách

Gregor FatulZakladateľ & CEO

Zdieľať

Vo výrobnej firme mizne administratívny čas v štyroch veciach: prenášaní údajov z miesta na miesto, hľadaní informácií, kontrole a odsúhlasovaní dokumentov a prepínaní medzi systémami.

Prvá je najväčšia a najmenej viditeľná, lebo je rozdrobená do desiatok krátkych úkonov denne.

Výroba je optimalizovaná desaťročia. Práca za počítačom sa nemeria takmer nikde — a práve tam vo Feight AI pri auditoch nachádzame najväčšie rezervy.

Štyri miesta, kde čas mizne

• Prenášanie údajov. Z e-mailu do systému, zo systému do tabuľky, z tabuľky do prezentácie, z papiera do všetkého.

• Hľadanie. Kde je tá objednávka, ktorá verzia cenníka platí, čo sme dohodli vlani. Zákerné, lebo trvá zakaždým len pár minút.

• Kontrola a odsúhlasovanie. Faktúra proti dodaciemu listu, dodací list proti objednávke. Nutná, monotónna práca, v ktorej je človek po dvadsiatej strane objektívne horší.

• Prepínanie kontextu. Kto za hodinu preskočí medzi ôsmimi systémami a tromi úlohami, odvedie menej než ten, kto robí jednu vec.

Ako si to zmerať bez softvéru

Poproste ľudí, aby týždeň zapisovali dve veci: kedy niečo odkiaľsi niekam prepisovali a kedy niečo hľadali dlhšie než pár minút. Žiadne presné časy, stačí odhad.

Po týždni sa stanú takmer vždy dve veci:

• Objaví sa činnosť, o ktorej nikto netušil, že zaberá toľko.

• Ukáže sa, že tí istí ľudia prenášajú tie isté údaje na viacerých miestach nezávisle od seba.

Hranica na vyhodnotenie: ak jedna opakujúca sa činnosť naprieč tímom presiahne desať hodín týždenne, oplatí sa ju riešiť.

Čo sa dá odovzdať stroju

• Čítanie prichádzajúcich dokladov. Objednávka v e-maile, faktúra v prílohe, dodací list ako sken. Stroj vytiahne položky, množstvá, ceny a čísla a pripraví záznam.

• Porovnávanie dokumentov. Objednávka proti dodaciemu listu, dodací list proti faktúre — stroj nahlási len rozdiely.

• Zhrnutie dlhej komunikácie. Z e-mailového vlákna zápis s rozhodnutiami a úlohami; zo záznamu porady prehľad, kto čo má.

• Skladanie pravidelných prehľadov z viacerých zdrojov.

• Predvyplnenie opakovaných dokumentov — ponuka podobná predchádzajúcej, sprievodka s rovnakou štruktúrou.

Čo sa odovzdať nedá

• Rozhodnutia, pre ktoré neexistuje pravidlo. Ak sa o výnimke rozhoduje podľa toho, o ktorého zákazníka ide, nie je to proces, ale úsudok.

• Rokovanie. Stroj pripraví podklad aj návrh textu, ale dohoda zostáva ľuďom.

• Kontrolu tam, kde je cena chyby vysoká. Čím väčší dopad, tým viac sa oplatí, aby výsledok potvrdil človek.

• Neporiadok v dátach. Ak sú tie isté položky evidované tromi spôsobmi, automatizácia to zviditeľní, ale nevyrieši.

Čo to spraví s prácou ľudí

Práca sa nezruší. Presunie sa — z prepisovania a hľadania ku kontrole, riešeniu výnimiek a veciam, na ktoré nebol čas.

Zmení sa pomer. Dnes padne väčšina dňa na prenášanie údajov a menšina na rozhodovanie. Po zavedení sa to otočí.

Povedzte to nahlas a dopredu. Keď sa to nepovie, ľudia si domyslia horšiu verziu — a kto si myslí, že automatizuje vlastnú prácu, vám ju nepomôže nastaviť.

Mimochodom, práve tí ľudia najlepšie vedia, kde čas mizne. Sú najlepším zdrojom pri výbere prvého projektu, ak dostanú dôvod hovoriť otvorene.

Kde začať

• Týždeň nechajte ľudí zapisovať, kedy niečo prepisovali a kedy dlho hľadali.

• Vyberte činnosť, ktorá naprieč tímom presiahne desať hodín týždenne a má jasný vstup aj výstup.

• Začnite ňou — jednou, nie tromi.

Väčšina firiem zistí, že prvý kandidát je niečo prízemné: čítanie objednávok z e-mailov alebo porovnávanie dvoch dokumentov. Nie je to efektné, ale je to hotové za pár týždňov a presvedčí to firmu, že to funguje.

Ak si chcete prejsť, kde vo vašej administratíve mizne najviac času, ozvite sa. Prvý rozhovor je nezáväzný.