Automatizácia reportov pomocou AI: Čo sa dá spraviť za týždeň

Gregor FatulZakladateľ & CEO

Zdieľať

Automatizácia reportingu znamená štyri veci: stroj si dáta vyzdvihne z existujúcich zdrojov, zjednotí názvy a obdobia, upozorní na odchýlky a doručí hotový výstup vo vašej šablóne v dohodnutom čase.

Hlavný prínos nie sú ušetrené hodiny. Je ním skrátenie vzdialenosti medzi tým, kedy sa niečo stalo, a tým, kedy o tom viete.

Nový systém na to nepotrebujete. Pozorovania nižšie pochádzajú z AI auditov vo Feight AI.

Kde sa pri reporte stráca čas

Nie v písaní komentára ani v úprave grafu. V štyroch krokoch predtým:

• Zbieranie. Dáta nie sú na jednom mieste — časť v ERP, časť v tabuľke, časť príde e-mailom od kolegu. Vzniká čakanie, ktoré nikto nepočíta ako prácu.

• Zosúlaďovanie. Každý zdroj má vlastné názvy, obdobia a zaokrúhľovanie.

• Overovanie. Niečo nesedí a treba zistiť, či je chyba v dátach, alebo ide o skutočný jav. Najdrahšia a úplne neviditeľná časť.

• Skladanie do šablóny, kopírovanie a rozposielanie.

Rozpíšte si to pre jeden svoj report. Číslo, ktoré vyjde, je vaše — nepotrebujete naň cudziu štatistiku.

Report je starý skôr, než dorazí

Ak sa report skladá v pondelok za minulý týždeň, informácia o tom, že niečo nesedelo v utorok, sa k rozhodujúcemu človeku dostane o šesť dní.

Za šesť dní sa dá objednať zle, vyrobiť zle a vyfakturovať zle.

Preto sa nepýtam najprv, ako dlho report trvá. Pýtam sa, čo by sa zmenilo, keby ste tú informáciu mali na druhý deň.

Čo presne preberie stroj

Štyri časti, ktoré sa dajú nasadiť postupne:

• Zber. Dáta si vyzdvihne z miest, odkiaľ ich beriete dnes — z databázy, exportu, tabuliek na zdieľanom disku alebo z pravidelného e-mailu s prílohou.

• Zjednotenie. Názvy, obdobia a jednotky sa prevedú na spoločný tvar podľa pravidiel, ktoré raz nastavíte.

• Kontrola. Stroj porovná s predchádzajúcimi obdobiami a s medzami, ktoré mu určíte, a odchýlku vypíše navrch.

• Doručenie. Hotový výstup vo vašej šablóne, tam, kde ho aj tak hľadáte.

Čo sa dá stihnúť za prvý týždeň

Pri jednom reporte, ktorého zdroje sú prístupné, je týždeň realistický na toto:

• Popísať, odkiaľ sa berú dáta a ako má vyzerať výstup.

• Napojiť sa na zdroje a overiť, že sa z nich dá čítať spoľahlivo.

• Postaviť prvú verziu, ktorá zbehne a vyrobí report.

• Porovnať ho s doterajším ručným výstupom a doladiť rozdiely.

Za týždeň sa nestihne pokryť všetky výnimky, napojiť päť reportov naraz ani opraviť dáta, ktoré sú roky nekonzistentné. To posledné najčastejšie natiahne termín — a je to dobrý dôvod, lebo automatizovať nesprávne dáta znamená len rýchlejšie sa mýliť.

Kedy sa to neoplatí

• Keď report nikto nečíta. Opýtajte sa, kto podľa neho naposledy niečo urobil. Niekedy je správnou odpoveďou report zrušiť.

• Keď sa zakaždým pýta na niečo iné. Vtedy nejde o report, ale o analýzu — tam pomôže lepší prístup k dátam.

• Keď zdrojové dáta nie sú dôveryhodné. Automatizácia rozdiely neodstráni, len ich zviditeľní. Prvé spustenie často odhalí nezrovnalosti, ktoré tam boli roky.

Ako si vybrať ten prvý

Vyberte report, ktorý spĺňa naraz tieto tri veci:

• Opakuje sa v rovnakej štruktúre.

• Jeho dáta sa ťahajú z viac ako jedného miesta.

• Niekto podľa neho reálne rozhoduje.

Prvé dve hovoria, že sa oplatí. Tretia rozhoduje o tom, či automatizácia po troch mesiacoch stále beží.

Stačí ukázať jeden report, odkiaľ sa berú dáta a ako má vyzerať výstup. Prvý rozhovor je nezáväzný.