5 procesov, ktoré môžete automatizovať ešte dnes

Gregor FatulZakladateľ & CEO

Zdieľať

Päť procesov, ktoré sa vo firmách automatizujú najčastejšie: spracovanie prichádzajúcich dokladov, triedenie zákazníckej komunikácie, zápisy z internej komunikácie, kontrola zhody medzi dokumentmi a pravidelné reporty.

Pri každom je nižšie uvedené, kde mizne čas, čo preberie stroj a podľa čoho spoznáte, že sa to oplatí práve u vás. To posledné rozhoduje.

Poradie vychádza z toho, čo najčastejšie vidíme pri AI auditoch vo Feight AI v slovenských výrobných a stredne veľkých firmách. Percentá úspor tu zámerne nenájdete — presnejšie číslo si spočítate z vlastných dát.

1.Spracovanie prichádzajúcich dokladov

Faktúry, objednávky a dodacie listy prídu e-mailom, niekedy ako sken či fotka. Niekto ich otvorí, prepíše čísla do systému a súbor odloží.

Čas nemizne v čítaní, ale v prepisovaní a prepínaní medzi oknami.

Stroj preberie tento medzikrok: prílohu si vyzdvihne, vytiahne položky, sumy, dátumy a čísla dokladov a pripraví záznam. Človeku zostane potvrdenie a riešenie prípadov, ktoré nesedia.

Oplatí sa, ak platia aspoň dve:

• Dokladov chodí desiatky týždenne.

• Prichádzajú v rôznych formátoch od rôznych dodávateľov.

• Už sa stalo, že sa chyba v prepise ukázala až o mesiac pri odsúhlasovaní.

Neoplatí sa pri pár dokladoch týždenne v rovnakom formáte — nastavenie bude drahšie než tá práca.

2.Triedenie zákazníckej komunikácie

Do zdieľanej schránky chodí všetko: dopyt, reklamácia, otázka na termín, faktúra, ponuka od dodávateľa.

Rozlíšte dve úrovne — firmy ich zvyknú zliať do jednej a potom sú sklamané.

• Triedenie: stroj určí, o čo ide, priradí správnemu človeku a vytiahne podstatné údaje. Pomerne bezpečné, lebo nič neodchádza von.

• Príprava odpovede: stroj napíše návrh, človek ho skontroluje a odošle. Pri reklamáciách a všade, kde ide o peniaze alebo záväzok, má návrh vždy prejsť cez človeka.

Oplatí sa, ak správy chodia do zdieľanej schránky, opakujú sa tie isté typy otázok a už sa stalo, že niečo zapadlo, lebo nebolo jasné, kto to rieši.

3.Interná komunikácia a zápisy

Dlhé e-mailové vlákna, porady bez zapisovateľa, odovzdávanie práce medzi zmenami. Firmy si to neuvedomujú ako proces, a pritom stojí prekvapivo veľa.

Stroj berie dlhý neštruktúrovaný text a vyrába z neho krátky štruktúrovaný: zo štyridsiatich správ zhrnutie, rozhodnutia a úlohy; zo záznamu porady zápis s tým, kto čo má.

Funguje to spoľahlivo, lebo vstup už existuje a je váš — stroj mu len mení tvar.

Oplatí sa, ak sa veci riešia hlavne e-mailom, máte pravidelné porady bez zapisovateľa a stáva sa, že sa niečo neurobilo, lebo „to mal robiť niekto iný“.

4.Kontrola zhody medzi dokumentmi

Najmenej viditeľný z piatich a zvyčajne najhodnotnejší.

Objednávka proti dodaciemu listu, dodací list proti faktúre, ponuka proti zmluve, výkaz proti dochádzke. Väčšinou sa nekontroluje vôbec — len výberovo, alebo až keď niečo praskne.

Je to presne ten typ práce, pri ktorej je človek zákonite horší: monotónna, opakovaná, s veľkým počtom položiek, kde pozornosť po dvadsiatej strane klesá.

Stroj porovná dva dokumenty položku po položke a nahlási len to, čo nesedí. Nie zoznam všetkého — len rozdiely.

Oplatí sa, ak už prešla faktúra za tovar, ktorý nedorazil, ak sa nezhody odhaľujú až pri uzávierke, alebo ak sa kontrola nerobí systematicky, lebo na ňu nie je čas.

Vo väčšine výrobných firiem je to najlepší prvý projekt: uzavretý, s jasnými vstupmi a výstupom a s prínosom, ktorý sa dá ukázať okamžite.

5.Pravidelné reporty

Každý týždeň alebo mesiac niekto skladá prehľad z viacerých zdrojov, vloží ho do šablóny a rozpošle.

Stroj si vezme dáta odtiaľ, odkiaľ ich beriete vy, poskladá ich podľa vašej šablóny a doručí v dohodnutom čase. Navyše upozorní na odchýlku, ktorú by ste v tabuľke prehliadli.

Oplatí sa, ak sa report opakuje v rovnakej štruktúre, dáta sa ťahajú z viac ako jedného miesta a stáva sa, že je hotový neskôr, než by bol užitočný.

Ako si vybrať ten prvý

Nepúšťajte sa do najväčšieho. Dobrý prvý projekt má tri vlastnosti:

• Je uzavretý — má jasný začiatok a koniec a nezasahuje do piatich oddelení naraz.

• Má merateľný výsledok, ktorý ukážete aj tomu, kto pri tom nebol.

• Stojí za ním konkrétny človek, ktorému reálne uberie z práce.

Vyberte ten, pri ktorom viete bez odhadovania odpovedať na otázku, koľko vás stojí dnes. Nie najväčší — najjasnejší.

A nepočítajte len ušetrené hodiny. Časť hodnoty je v tom, že sa chyba nájde hneď a nie o mesiac, alebo že odpoveď zákazníkovi odíde v ten istý deň.

Ak si chcete prejsť, ktorý z piatich je u vás na rade, ozvite sa. Prvý rozhovor je nezáväzný.